Hvordan vi arbejder med PR-retainere

Kunder og retainere, Frontpage PR og kommunikation, København

Vores kunder er som regel internationale kunder – alle med forskellige behov og forskellige måder at arbejde på. De fleste af dem er retainerkunder og arbejder gennemsnitligt med os i mere end fem år. Nogle kunder har både en lokal PR-strategi og en social mediestrategi – andre har en mere klassisk tilgang, og fokuserer udelukkende på omtale i medierne. Lad os kigge på, hvordan vi arbejder med retainere og retainerkunder.

Vi har gennem tiden arbejder med en masse forskellige internationale kunder – nogle med et lille kontor i Danmark, andre helt uden repræsentation i Danmark. Vi har arbejdet med en langsigtet PR-retainer for kunder som Ericsson, Bitdefender, BBC Worldwide, Ferratum, Google, Starbucks, Selecta og Domino’s Pizza.

Dette arbejde indebærer blandt andet integrerede kampagner som PR- og social media-kampagner, events og promovering. Vi har også håndteret Public Affairs, Investor Relations og CSR.

Medieudviklingen i Danmark

De nordiske lande har nogle af de mest begavede befolkninger, når det kommer til teknologi – næsten alle har en smartphone og et ekstremt behov for nyheder. Brugen af sociale medier er ligeledes høj, Facebook og LinkedIn dominerer, hvilket påvirker de traditionelle medier. I øjeblikket (2016) kommer omkring 30% af avisernes læsere fra Facebook, når læsningen foregår online.

Her kan du læse en opdateret gennemgang af medielandskabet i Danmark og i Norden. 

De sociale medier påvirker både medieforbrug, men også indholdet i medierne. Antallet af medier er faldet, og den store efterspørgsel på hurtige nyheder har skabt adskillige medier, der bringer et kludetæppe af mange små historier med skarpe eller sjove vinkler. “Clickable” lister som “10 ting du skal vide om…” bliver mere og mere populære og de spreder sig hurtigt gennem sociale medier. Den slags artikler er ikke kun populære i den brede presse, men også i mere specialiserede medier.

Særligt printmediet er under angreb: oplagstallene falder og printudgaverne har ikke længere samme spalteplads – aviserne bliver simpelthen tyndere. Nogle aviser er dog stadig meget indflydelsesrige og bliver læst i hele Norden. Arbejdet i PR-branchen forsikrer os dagligt om, at den langsigtede udarbejdelse af en historie i samarbejde med journalisten stadig er den vigtigste faktor for godt PR-arbejde. Nyheder planlægges ofte op til 6 uger før tryk, og historien skal følge en større trend i medierne, hvis den skal samles op – det er ikke nok at promovere et produkt eller en ydelse. Når vi pitcher en historie, er journalisterne fuldt opmærksomme på historiens ofte begrænsede levetid.

Det påvirker måden vi arbejder med PR på. Vi bruger selvfølgelig alle de klassiske redskaber, for at give vores kunder den mest troværdige dækning i medierne. Medieudviklingen sætter dog konstant nye krav til hvor smidige og hurtige vi skal være, i forhold til pitches og den generelle kontakt til medierne. Interviews og dybdegående solohistorier bliver endnu mere eftertragtede i forhold til den traditionelle pressemeddelelse.

Pitching af eksklusive historier er blevet nødvendige for at opnå relevant dækning. Derudover er det blevet afgørende at handle hurtigere og udvikle historier, der er sjove og anderledes eller har en relevans i mediebilledet.

Vores arbejdsgang – alle kunder er forskellige…

…men vi ved oftest hvad, der er vigtigst for vores kunder:

  • Hurtig udarbejdelse af pressemeddelelser baseret på kundens behov.
    • Vi arbejder hurtigt og vi ved hvordan en pressemeddelelse skrives til det danske marked.
    • Vi ved alt om lovgivningen omkring pressemeddelelser, for eksempel omkring distribution og meddelelser fra børsnoterede virksomheder.
    • Al tekst bliver godkendt af kunden – oftest arbejder vi så tæt med kunden, at den processen forløber meget glidende.
  • Pitch og løbende rapportering
    • Nogle kunder vil gerne have besked, hver gang vi har været i kontakt med en journalist – andre foretrækker en daglig, ugentlig eller månedlig opdatering. Vi finder frem til den bedste løsning i samarbejde med kunden.
  • Citater og talspersoner
    • Danske og nordiske medier foretrækker lokale talspersoner – særligt på C-niveauet (CEO, CFO etc.). Vi udvikler et passende citat, enten bygget på Q&A’s, briefinger eller lignende, og får godkendelse fra kunden.
    • Vi tilbyder medietræning, så kundens kernebudskaber bliver formuleret hensigtsmæssigt til det lokale marked.
  • Rapportering og presseklip
    • Nogle virksomheder fokuserer udelukkende på de vigtigste medier og budskaber, mens andre fokuserer på kvantitet. Vi har stiftet bekendtskab med en masse forskellige rapporteringsformater, og vi kan imødekomme alle krav til rapportering af omtale på klassiske og sociale medier.
  • Mediekriser – vi er tilgængelige 24/7.
    • Vi ved hvor hurtigt en krise kan udvikle sig og “always on”-tankegangen er dybt forankret i vores virksomhed. Vi udarbejder en kommunikationsplan, så både kunden og vi er parate til krisens fremtidige forløb.

PR-retainer – hvordan vi tæller timerne

En retaineraftale betyder, at vi arbejdet tæt sammen – ikke kun som et eksternt bureau, men mere som en specialiseret del af kundens kommunikationsafdeling. Den opsætning sikrer et fælles mål, hvilket gør behovet for fintælling af timer mindre.

I en retaineraftale er kunden sikret et kvalificeret hold af medarbejdere, som har kandidatgrader i kommunikation, arbejdserfaring fra medieinstitutioner og daglig kontakt til danske eller nordiske medier. Kunden får en kontaktperson, men hele holdet fungerer naturligvis som support og sparringspartner.

Kunden bestemmer kravene til retaineraftalen. Som PR-bureau konsulterer vi omkring mediernes relevans for kunden, kommunikationsstrategi og giver et realistisk bud på hvad kunden kan forvente.

Vi registrerer løbende vores arbejdstimer, og i løbet af 3-6 måneder kigger vi på retaineren igen – det er fair for begge parter. Ved særlige lejligheder, som presseevents, dybdegående undersøgelser eller Public Affairs-kampagner, udarbejder vi et særligt budget.

Vores PR-retainer inkluderer oftest:

  • Public relations
    • Håndtering af henvendelser fra pressen, produktion og distribution af pressemeddelelser, pitching af historier til pressen og den nødvendige opfølgning.
    • Etablering og vedligeholdelse af medie- og journalistdatabase.
    • Løbende rådgivning og proaktive forslag til historier og vinkler.
  • Social mediestrategi
    • Bureauet sikrer synergi mellem PR-aktiviteter og er proaktive på sociale medier. Dette indebærer opslag, kampagner, link til omtale etc.
  • Public Affairs
    • Facilitering af stakeholder-kontakt og løbende monitorering af holdninger, meninger og trends blandt kundens stakeholders.

PR Dashboard

Vi arbejder struktureret, både i forhold til eksekvering og rapportering.

Vi arbejder i det cloud-baserede system Google Apps for Work, så ideer, pressemateriale, rapporter etc. hurtigt kan blive delt. Til online videomøder bruges vi Google Hangouts, Lync, Skype etc.

For at holde styr på alle processerne har vi udviklet et avanceret redskab, hvor hele holdet kan følge processen.

Medieovervågning

De nordiske markeder kan være ret forskellige og den samme udbyder af medieovervågning er ikke nødvendigvis den stærkeste i alle markeder – vi anbefaler at bruge lokal medieovervågning. Vi foretrækker Retriever, men i Danmark er Infomedia også en stærk spiller. Prisen varierer, men lægger sig oftest mellem 400-800 Euros per måned.

Presseklip – rapportering og mediekvalitet

Al rapportering (presseklip, besøgstal etc.) bliver leveret efter ønske fra kunden – for eksempel på projekt- eller månedsbasis.

Vi definerer tier 1 og tier 2 medier for kunden og evaluerer vores resultater ved at benytte følgende begreber:

  • Specialitet
    • IT, General, Business
  • Typer
    • Print, web, radio, TV
  • Værdi
    • Tiers 1 og 2
  • Dybd
    • Mentions
    • Extensive comments
    • Features/interviews

Frontpage Story dashboard 2
Kontakt os for at høre mere om hvordan man kan arbejde med en PR-retainer.